RPA una guía de pasos para su implementación

La RPA, Robótica de Automatización de Procesos, proporciona herramientas que le permiten crear sus propios robots de software para automatizar cualquier proceso organizacional.

Sus "bots" (Robots de Software) son programados para realizar las tareas que se le asignan. Piense en ellos como su “fuerza de trabajo digital”.

Con la estrategia de implementación correcta, los “bots” pueden reducir drásticamente los costos operativos y disminuir las tasas de error de ejecución a cero. Por otro lado, no necesitará cambiar sus sistemas o aplicaciones subyacentes.

Algunos pasos importantes en el desarrollo de la RPA

Puede obtener el máximo valor comercial de RPA cuando lo aplica a escala empresarial. Aquí hay seis pasos claves para un comienzo exitoso:

Establecer un equipo multifuncional y tomar “conciencia” del viaje de transformación digital.

Para obtener el máximo éxito de la automatización de procesos, necesita un equipo interfuncional de Usuarios Claves y un Area de TI (Tecnología de la Información) dando el apoyo técnico necesario a los Líderes del Team.

La decisión es estratégica y debe venir del C-Level (Directivos) del negocio querer llevarla adelante. TI debe alinearse al negocio y coordinar los esfuerzos para que la infraestructura (software y hardware) asegure la gobernanza de la plataforma RPA a instalar.

Crea una estrategia empresarial

Debe considerar RPA como un viaje de nivel empresarial, y no como un evento único de automatizar “n” procesos. Comience definiendo los objetivos claves de su viaje RPA. Para citar de los famosos “7 hábitos de personas altamente efectivas” de Stephen Covey, "Comience con el fin en mente".

1. Enumere los procesos que son repetitivos, de gran volumen (cantidad de transacciones y cantidad de horas hombres afectadas), basados ​​en reglas. Estos son los procesos que acaparan los recursos de la organización, son propensos a errores humanos y, a menudo, implican un flujo de trabajo repetitivo y hasta aburrido.

1. Clasifíquelos en cuatro cuadrantes según la complejidad y el valor que generan para el negocio (Matriz de Procesos Evaluados)

1. Seleccione el orden de los procesos a robotizar considerando la prioridad “mayor valor Vs menor complejidad” y defina un Plan de Automatización.

Elija una plataforma de automatización RPA

Una estrategia de automatización empresarial requiere una plataforma de RPA nivel empresarial. Seleccionar una plataforma incorrecta podría generar mayores costos de implementación, un mayor tiempo de espera para la realización del ROI y, a menudo, puede causar la finalización prematura de la iniciativa de automatización. Una plataforma improvisada entregará resultados improvisados.

La plataforma que seleccione debe:

1. Permitir democratizar la automatización en toda la empresa. Debería facilitar a los usuarios empresariales la creación de bots.

2. Cuando comience a escalar, tendrá cientos de bots ejecutándose para usted, interactuando con sus aplicaciones comerciales, procesando datos, tomando decisiones e impulsando la organización. Necesita una plataforma que pueda escalar con usted.

3. Permitir administrar sus recursos de TI de manera optimizada.

4. Disponer de un entorno de seguridad Case “A” donde los bots se ejecuten sin riesgos. Los bots deben programarse, implementarse y administrarse en un entorno seguro, escalarse con la infraestructura adecuada y regirse por el rendimiento.

Evalúe y seleccione la plataforma que mejor se adapte a estos aspectos: la experiencia del usuario, la propensión a la inteligencia artificial, el rendimiento, la escalabilidad y la seguridad.

Crear un plan de despliegue continuo

Cree un plan de implementación que vaya de menor a mayor (de los simple a lo complejo), basado en las prioridades seleccionadas en la Matriz de Procesos Evaluados. Un plan de implementación integral debe tener un mapa de procesos para automatizar, un plan de desarrollo de bots, un plan de infraestructura, un plan de gobierno y un plan de gestión de métricas para medir y monitorear el ROI del proyecto.

Dos cosas aquí que son importantes y pueden definir el éxito final de la automatización:

1. Un plan de métricas bien definido le dará información detallada sobre el valor que sus bots están creando y le permitirá cambiar sus planes de implementación de ser necesario.

1. Un Plan de automatización bien cuidado que no abruma a los sistemas de la Organización pero que también mantiene un ritmo de implementación manejable.

Crear un plan de gestión de cambios.

La automatización empresarial cambiará la dinámica de su organización. Cada iniciativa de transformación digital y su éxito dependen de la adopción a nivel Directivo primero y hacia abajo en la organización después. Todo esto depende en gran medida del éxito de un Plan de Gestión del Cambio Organizacional (PGCO).

Asegúrese de que un PGCO esté definido y que incluya componentes de capacitación, documentación y participación de los empleados. La ejecución del PGCO debe considerarse junto con un plan de desarrollo e implementación de bots para determinar su eficacia.

Crear un plan de redistribución de capital humano valioso

A medida que su equipo amplía su experiencia en el desarrollo de la plataforma RPA tendrá la oportunidad de redistribuir el valioso capital humano para innovar y mejorar sus procesos empresariales.

RPA ofrece a las empresas una gran oportunidad para aprovechar una gran cantidad de conocimiento y usarlo para mejorar los procesos en lugar de solo operarlos.

Cuando los bots ya ejecutan estos procesos a escala, el capital humano y el conocimiento que las personas tienen, se pueden implementar fácilmente en el flujo de mejora continua. Esta es una de las mejores maneras en que RPA puede aumentar y aumentar el valor para su organización